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AIで文書作成を効率化【ローカルLLMの実践活用】

AIを使えば、文書作成の時間を大幅に短縮できます。

この記事では、ローカルLLMを使った文書作成の実践的な活用方法を解説します。

1. AIで何ができるか

文書作成での活用

用途 効果
下書き作成 ゼロから書く時間を削減
構成検討 アウトラインを素早く作成
要約 長文を短くまとめる
校正 誤字脱字・表現のチェック
リライト 文体を統一・改善

AIの得意・不得意

【得意なこと】
・定型文書の作成
・構成の提案
・文章の要約
・表現の言い換え
・フォーマットの統一

【苦手なこと】
・事実の確認(必ずチェック)
・創造的な内容
・専門的な判断
・最新情報

ローカルLLMのメリット

ローカルLLMを選ぶ理由
  • 機密文書も安心
  • オフラインで使える
  • コストがかからない
  • カスタマイズ可能

2. 議事録の作成

基本的な流れ

1. 会議中にメモを取る
       ↓
2. メモをAIに渡す
       ↓
3. 議事録形式に整形
       ↓
4. 確認・修正

プロンプト例

プロンプト
以下のメモから議事録を作成してください。

【形式】
- 日時・場所・参加者
- 議題
- 決定事項
- 次回アクション

【メモ】
10/15 14時から 会議室A
山田、佐藤、田中
新システムの導入について
予算は500万以内
来月から試験運用開始
田中さんがベンダー選定担当
次回は10/22に進捗確認

AIの出力例

出力結果
# 議事録

## 基本情報
- 日時:10月15日(火)14:00〜
- 場所:会議室A
- 参加者:山田、佐藤、田中

## 議題
新システムの導入について

## 決定事項
1. 予算は500万円以内とする
2. 来月から試験運用を開始

## 次回アクション
| 担当 | 内容 | 期限 |
|------|------|------|
| 田中 | ベンダー選定 | 10/22 |

## 次回会議
10月22日 進捗確認

Ollamaでの実行

bash
# メモファイルから議事録を生成
cat meeting_memo.txt | ollama run qwen2.5 "以下のメモから議事録を作成してください..."

3. 報告書の作成

業務日報

プロンプト
【プロンプト】
以下の内容から業務日報を作成してください。
簡潔で読みやすい形式にしてください。

・現場:〇〇工事現場
・作業:測量作業、杭打ち確認
・進捗:予定通り
・課題:午後から雨で中断
・明日の予定:測量の続き

【出力形式】
日報(日付:年月日)
1. 作業内容
2. 進捗状況
3. 課題・所感
4. 明日の予定

月次報告書

プロンプト
【プロンプト】
以下のデータから月次報告書を作成してください。

【データ】
売上:1,200万円(前月比+10%)
案件数:15件(完了8件、進行中7件)
新規問い合わせ:5件
主なトピック:
- A社案件が無事完了
- B社から追加発注
- C社との契約交渉中

【要望】
・経営層向けの簡潔なサマリー
・数字は見やすく
・次月の見通しも含める

報告書テンプレート化

python
# 報告書生成スクリプト
import subprocess
from datetime import datetime

def generate_report(data):
    prompt = f"""
以下のデータから月次報告書を作成してください。

{data}

形式:
1. サマリー(3行以内)
2. 実績
3. トピックス
4. 次月の見通し
"""

    result = subprocess.run(
        ["ollama", "run", "qwen2.5", prompt],
        capture_output=True,
        text=True
    )
    return result.stdout

# 使用例
data = """
売上:1,200万円
案件数:15件
新規問い合わせ:5件
"""
report = generate_report(data)
print(report)

4. メール文面の作成

ビジネスメールの下書き

プロンプト
【プロンプト】
以下の内容でビジネスメールを作成してください。

宛先:取引先のA社 山田様
目的:打ち合わせの日程調整
内容:来週のいずれかで1時間程度
候補:月曜午後、水曜終日、金曜午前

トーン:丁寧だが簡潔に

AIの出力例

出力結果
件名:お打ち合わせ日程のご相談

A社
山田様

お世話になっております。
株式会社〇〇の△△です。

先日ご依頼いただいた件について、
お打ち合わせをさせていただければと存じます。

下記日程でご都合いかがでしょうか。
(1時間程度を予定しております)

・◯月◯日(月)14:00〜17:00
・◯月◯日(水)終日
・◯月◯日(金)9:00〜12:00

ご検討のほど、よろしくお願いいたします。

---
株式会社〇〇
△△

返信メールの作成

プロンプト
【プロンプト】
以下のメールに対する返信を作成してください。

【受信メール】
見積書をお送りください。
納期は来月末希望です。

【返信内容】
・見積書は来週送付予定
・納期は対応可能
・詳細確認のため電話したい

5. マニュアル作成

操作マニュアル

プロンプト
【プロンプト】
以下の手順を、初心者にもわかりやすいマニュアルにしてください。

手順:
1. システムにログイン
2. メニューから「日報」を選択
3. 日付と作業内容を入力
4. 「保存」ボタンをクリック
5. 確認画面で「送信」

【要望】
・各手順に補足説明を追加
・よくある質問も含める
・注意点を強調

AIの出力例

出力結果
# 日報入力マニュアル

## 1. システムにログイン

ブラウザで以下のURLにアクセスします。
`https://example.com/login`

ユーザーIDとパスワードを入力して「ログイン」をクリックします。

> **注意**: パスワードを5回間違えるとロックされます

## 2. 日報メニューを開く

左側のメニューから「日報」をクリックします。

## 3. 内容を入力

以下の項目を入力します:
- 日付:作業日を選択
- 作業内容:実施した作業を記入
- 備考:補足事項があれば記入

## 4. 保存

入力が完了したら「保存」ボタンをクリックします。

## 5. 送信

確認画面で内容を確認し、「送信」をクリックします。

---

## よくある質問

**Q: 日報を修正したい場合は?**
A: 送信前であれば「編集」から修正できます。

**Q: 過去の日報を見たい場合は?**
A: 「履歴」メニューから確認できます。

6. 文書の校正・編集

誤字脱字チェック

プロンプト
【プロンプト】
以下の文章の誤字脱字・文法ミスをチェックしてください。
修正箇所と理由を示してください。

【文章】
本件につきまして、ご検討いだきありがとうございます。
弊社としましは、来週中のご回答お待ちしております。
何卒よろしくお願い申し上げます。

文体の統一

プロンプト
【プロンプト】
以下の文章を「です・ます調」に統一してください。

【文章】
この機能は使いやすい。
設定方法は以下の通りである。
まず、メニューを開きます。
次に設定を選択する。

要約

プロンプト
【プロンプト】
以下の文章を3行で要約してください。

【文章】
(長い文章)

読みやすさの改善

プロンプト
【プロンプト】
以下の文章を、より読みやすく改善してください。
・1文を短くする
・専門用語は平易な言葉に
・箇条書きを活用

【文章】
本システムにおいては、ユーザーインターフェースの観点から、
操作性の向上を図るため、従来のメニュー構造を刷新し、
直感的なナビゲーションを実現するとともに、
レスポンシブデザインを採用することで、
マルチデバイス対応を強化いたしました。

7. 実践的なワークフロー

日常的な活用フロー

【議事録作成】
会議中にメモ
    ↓
すぐにAIで整形
    ↓
確認・修正(5分)
    ↓
共有

従来:30分 → AI活用:10分

バッチ処理

python
# 複数ファイルを一括処理
import os
import subprocess

def process_documents(input_dir, output_dir, prompt):
    for filename in os.listdir(input_dir):
        if filename.endswith('.txt'):
            with open(os.path.join(input_dir, filename), 'r') as f:
                content = f.read()

            result = subprocess.run(
                ["ollama", "run", "qwen2.5", prompt + content],
                capture_output=True,
                text=True
            )

            output_path = os.path.join(output_dir, filename)
            with open(output_path, 'w') as f:
                f.write(result.stdout)

# 使用例:メモを議事録に変換
process_documents(
    "メモ/",
    "議事録/",
    "以下のメモから議事録を作成してください:\n\n"
)

テンプレート管理

python
# プロンプトテンプレート
TEMPLATES = {
    "議事録": """
以下のメモから議事録を作成してください。
形式:日時、参加者、議題、決定事項、アクション

{content}
""",
    "日報": """
以下から業務日報を作成してください。
形式:作業内容、進捗、課題、明日の予定

{content}
""",
    "メール": """
以下の内容でビジネスメールを作成してください。
丁寧かつ簡潔に。

{content}
"""
}

def generate_document(doc_type, content):
    prompt = TEMPLATES[doc_type].format(content=content)
    # AIで生成...

8. 注意点

必ず確認すること

事実確認
  • 日付、数字は必ず確認
  • 固有名詞のチェック
  • 専門的な内容の正確性
機密情報
  • ローカルLLMなら安心
  • クラウドAIでは注意が必要

効果的な使い方

・下書きとして活用
・最終チェックは人間が行う
・定型文書から始める
・徐々に活用範囲を広げる

9. まとめ

AIで効率化できる文書

対象文書
  • 議事録
  • 報告書
  • メール文面
  • マニュアル
  • 定型文書全般

活用のコツ

1. 明確な指示を出す
2. 下書きとして使う
3. 必ず確認・修正する
4. 定型業務から始める

期待できる効果

項目 効果
作成時間 50〜80%削減
品質 一定レベルを維持
負担 心理的負担の軽減

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最終更新: 2025年1月